Nebenkostenabrechnung Frist: Wann muss die Abrechnung vorliegen?

Die 12-Monats-Frist nach §556 Abs. 3 BGB

Das Gesetz ist eindeutig: Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

Beispiel: Fristberechnung

Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 bis 31.12.2024

Fristende: 31.12.2025

Zugang beim Mieter: Spätestens am 31.12.2025

Es kommt auf den Zugang an, nicht auf die Absendung! Ein Brief, der am 30.12.2025 abgeschickt wird, aber erst am 02.01.2026 ankommt, ist verspätet.

Folgen der Fristversäumnis

Versäumt der Vermieter die 12-Monats-Frist, hat das erhebliche Konsequenzen:

Nachzahlung verloren

Der Vermieter kann keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangen. Das gilt unabhängig von der Höhe der Nachzahlung.

Guthaben bleibt bestehen

Hat der Mieter ein Guthaben, muss der Vermieter dieses auszahlen — auch bei verspäteter Abrechnung. Das Guthaben verjährt erst nach 3 Jahren.

Ausnahmen: Wann die Frist nicht gilt

Der Vermieter kann auch nach Fristablauf noch eine Nachzahlung verlangen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat (§556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Anerkannte Ausnahmen sind:

Verspätete Zustellung von Grundsteuerbescheiden durch die Gemeinde
Verspätete Verbrauchsablesung durch den Messdienstleister
Nachträgliche Änderung von Abgabebescheiden
Höhere Gewalt (z.B. Überschwemmung, die Unterlagen zerstört)

Der Vermieter trägt die Beweislast dafür, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Eigene organisatorische Versäumnisse oder Krankheit reichen in der Regel nicht aus.

Tipps für Vermieter: Frist einhalten

Erstellen Sie die Abrechnung direkt nach Jahresende — warten Sie nicht bis zum Fristende
Sammeln Sie alle Belege laufend, nicht erst am Jahresende
Nutzen Sie ein Online-Tool für die automatische Berechnung
Versenden Sie die Abrechnung per Einschreiben mit Rückschein (Beweis des Zugangs)
Dokumentieren Sie den Versand und den Zugang

Einwendungsfrist des Mieters

Auch der Mieter hat eine Frist: Er muss Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung geltend machen (§556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter keine formellen oder inhaltlichen Fehler mehr rügen — es sei denn, er hat die Fristversäumung nicht zu vertreten.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

Der Vermieter hat nach §556 Abs. 3 BGB genau 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zuzustellen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01. bis 31.12.2024 muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2025 beim Mieter eingegangen sein.

Was passiert wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

Kommt die Abrechnung zu spät, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf eine Nachzahlung. Der Mieter muss dann nichts nachzahlen. Ein Guthaben des Mieters bleibt jedoch bestehen — der Vermieter muss es auszahlen, auch wenn die Frist verstrichen ist.

Gibt es Ausnahmen von der 12-Monats-Frist?

Ja, der Vermieter kann auch nach Fristablauf eine Nachzahlung verlangen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat (§556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Dies gilt z.B. wenn die Gemeinde die Grundsteuerbescheide verspätet zugestellt hat oder ein Abrechnungsdienstleister die Verbrauchswerte zu spät geliefert hat.